Informační systém ODok prošel velkými změnami

Elektronický systém oběhu dokumentů spojený s legislativním procesem v roce 2013 prošel řadou změn. Modernizace, na které projektový tým Úřadu vlády České republiky pracoval již od roku 2010, přinesla rychlejší, přehlednější a efektivnější práci s jednotlivými aplikacemi systému.

Systém ODok byl vytvořen již v roce 2000 a s ohledem na vývoj moderních technologií i nároků uživatelů bylo zcela nezbytné, aby prošel zásadní proměnou (uživatelé tohoto systému z řad zaměstnanců veřejné správy znají tento systém zejména díky knihovně eKLEP, která je však pouze jednou ze součástí komplexnějšího systému). Smyslem projektu "Úprava Informačního systému ODok" je kvalitativně posunout legislativní proces, tedy ulehčit práci úředníkům a dalším osobám, které se na přípravě zákonných norem a dalších dokumentů určených pro jednání vlády podílejí.

Ve stručnosti lze cíle projektu charakterizovat takto:

  • Nabídnout rychlejší, jednodušší a přehlednější služby pro veřejnou správu v procesu přípravy legislativních a nelegislativních materiálů.
  • Zlepšit technickou kvalitu návrhů právních předpisů.
    • Zřetelnější metodika pro připomínkovací proces.
    • Lehčí zapracování „nováčků" do práce s informačním systémem.
  • Zpřehlednit práci s dokumenty a zjednodušit jejich přístupnost, především umístěním všech aplikací (knihoven) ODok na jedno místo.
  • Zvýšit transparentnost práce ústředních státních orgánů – otevření práce vlády České republiky veřejnosti.

Projekt technicky zmodernizuje stávající procesy přípravy materiálů pro jednání vlády a distribuci projednaných materiálů. Jeho cílem je také formalizovat a zprůhlednit průběh úpravy podkladů pro vládu. Usnadní také práci Poslanecké sněmovny a Senátu Parlamentu České republiky při předávání dokumentů vlády v elektronické podobě. Konkrétně projekt přinese:

  • modernizaci elektronických knihoven Úřadu vlády České republiky,
  • modernizaci technologické infrastruktury informačního systému ODok,
  • optimalizaci efektivity informačního systému ODok,
  • vytvoření portálu informačního systému ODok pro veřejnou správu a pro veřejnost a
  • vytvoření vládního helpdesku v rámci informačního systému ODok.

Zcela novým prvkem inovovaného Informačního systému ODok je odborná pomoc v podobě tzv. legislativního helpdesku. Ten poskytuje úředníkům odbornou podporu při vytváření legislativních a nelegislativních materiálů, návody, procesní grafy a vzorové dokumenty. K aktivnímu předcházení častým chybám kromě odborné podpory přispívá i IT podpora pokrývající všechny aplikace informačního systému ODok. Helpdesk je ve své elektronické podobě dostupný všude tam, kde jsou dostupné i jiné části informačního systému ODok. Základní části helpdesku popisující tvorbu legislativních a nelegislativních materiálů jsou zároveň dostupné i široké veřejnosti. „Jednou z ambicí při vytváření helpdesku je vysvětlit veřejnosti, jak legislativní proces vlády vůbec funguje," doplňuje Filip Minář, projektový manažer modernizace Informačního systému ODok.

Informační systém ODok přispívá k elektronizaci veřejné správy, pro kterou se někdy používá slovo eGovernment, a jeho přínosy spočívají především ve zvýšení efektivity a produktivity oběhu dokumentů souvisejících s tvorbou legislativních i nelegislativních materiálů ve veřejné správě. Informační systém ODok dokáže:

  • nahradit oběh dokumentů v listinné podobě, který by vyžadoval zvýšené náklady na tisk, zpracování a dopravu papíru,
  • zajistit autenticitu a bezpečnost přenosu elektronických dokumentů,
  • zkrátit čas úředníků na zpracování dokumentů,
  • eliminovat dopady na životní prostředí,
  • po úpravách flexibilně reagovat na aktuální potřeby, čímž dojde k dalším úsporám času i finančních prostředků a
  • podpořit rovněž strategické plánování a řízení ve státní správě.

Modernizovaný Informační systém ODok byl provozován v testovacím režimu od 27. května 2013 do 25. července 2013. Systém byl spuštěn do ostrého provozu v úterý 30. července 2013.

 

Úspory v projektu modernizace ODok
 
Projekt modernizace informačního systému ODok pomalu směřuje ke svému dokončení. Již nyní je zřejmé, že celý tříletý projekt nejenže nepřekročí původní finanční rámec, navíc se projektovému týmu Úřadu vlády podařilo značnou část prostředků uspořit. Schválený rozpočet projektu činil 50,5 mil. Kč, avšak díky hospodárnému řízení projektu a efektivnímu využívání elektronických nástrojů při realizaci veřejných zakázek celkové náklady budou činit cca 36 mil. Kč (tj. 71 % původně plánovaného rozpočtu).
 
Očekává se, že další úspory veřejných prostředků bude systém generovat i v budoucnu. Nahrazení papírové komunikace elektronickou formou přineslo na úsporách státnímu rozpočtu podle kvalifikovaného odhadu za deset let fungování systému několik stovek milionů korun, které nemusely být do procesu připomínkového řízení vloženy. Samotné fungování ODoku tedy dokáže nejen rychle kompenzovat náklady na původní pořízení i následnou modernizaci, ale generuje i další benefity pro státní pokladnu i celou společnost.
 
Státní správa by bez systému ODok nefungovala tak efektivně jako v současnosti. Oběh dokumentů výhradně  v papírové formě by vyžadoval vysoké náklady na tisk, zpracování a dopravu papíru. Kromě finančních aspektů by takové řešení přinášelo i další negativní efekty – čas úředníků na zpracování dokumentů, dopady na životní prostředí, časové lhůty legislativního procesu a rychlost jednání vlády a dalších orgánů.
 
Snížení administrativní zátěže v podobě modernizovaného systému ODok tak velmi pozitivně podporuje efektivní fungování celé veřejné správy.
 
Projekt „Úprava informačního systému ODok" je spolufinancovaný z prostředků Evropské unie prostřednictvím Evropského fondu pro regionální rozvoj, konkrétně Integrovaného operačního programu a státního rozpočtu (www.strukturalni-fondy.cz/iop).
 
 
Případné připomínky a náměty k novému ODoku zasílejte prosím na e-mail: odok@vlada.cz.